Asset-asset yang masih dimiliki oleh perusahaan merupakan salah satu bagian terpenting dalam kelangsungan hidup dari operasional perusahaan. Melalui asset tersebut pula, perusahaan akan dapat menggaji para karyawannya, membeli barang-barang dari supplier, dan melakukan penjualan-penjualan yang dapat menambah asset lainnya untuk bisa menjadi milik perusahaan.
Karena begitu pentingnya peran dari asset bagi operasional perusahaan, maka sangat perlu untuk adanya suatu pengendalian agar dapat untuk menjaganya. Pengendalian yang memang lebih menitikberatkan kepada pihak internal, karena pihak internal perusahaanlah yang memiliki akses yang jauh lebih luas kepada asset milik perusahaan.
Prinsip-prinsip yang seringkali dilakukan pada upaya untuk pengendalian secara internal adalah dengan jalan melakukan pemisahan tugas-tugas, dimana karyawan yang akan menjalankan operasional dari asset yang berbeda dengan karyawan yang akan mencatat asset tersebut. Misalnya dalam hal-hal berikut:
1. Tagihan piutang para pelanggan.
karyawan yang akan melakukan tugas-tugas penagihan harus berbeda dengan karyawan yang akan menerima kas dan yang akan meng-update piutang pelanggan yang telah masuk pada persahaan.
2. Pembayaran hutang dagang terhadap para supplier.
Karyawan yang akan membuat rencana pembayaran dan yang bertugas untuk menangani tagihan dari para supplier harus berbeda dengan karyawan yang akan memeriksa dokumen pembayaran, serta pada bagian kasir yang nantinya akan membayarkan sesuai tagihan yang telah diterbitikan oleh supplier.
3.Pembelian stok (Persediaan).
Pada bagian karyawan yang akan membuat PO akan menjadi berbeda dengan yang nanti akan menerima barang-barang sesuai PO, harus ada petugas tersendiri yang yang secara khusus untuk memverifikasi kesesuaian antara order pembelian dengan barang penerimaan dan setelah semua dokumen sudah selesai diperiksa, maka kasirlah yang akan melakukan pembayaran kepada supplier.
Pelaksanaan berbagai pengendalian diatas masih sangat memungkinkan akan adanya sedikit celah, yaitu dengan kemungkinan bahwa sebenarnya masih terdapat adanya kerjasama diantara beberapa karyawan lain untuk melakukan kecurangan. Dan untuk mencegah agar hal tersebut tidak akan sampai terjadi, perusahaan masih dapat membuat sebuah regulasi dengan jalan membuat rolling atau sebuah pertukaran tugas diantara para karyawan yang satu dengan yang lainnya secara periodik. Dengan demikian maka akan semakin memperkecil kemungkinan terjadinya suatu kecurangan. Selain itu juga karyawan akan memiliki pengetahuan yang lebih luas yang terkait dengan permasalahan operasional perusahaan.
Sama sekali tidak diperbolehkannya suami-istri atau seseorang yang masih terdapat hubungan kekeluargaan untuk bekerja dalam satu perusahaan juga akan semakin meminimalkan resiko terjadinya berbagai tindakan kecurangan.
Melindungi asset secara fisik, seperti dengan cara mengunci gudang persediaan, bagian kas dan brankas yang tetap terkunci dengan sangat, serta menunjuk personel yang tetap bertanggungjawab dalam memegang sebuah kunci ruangan penting tersebut.
Menggunakan CCTV juga sangat penting untuk dilakukan dalam upaya untuk selalu memonitor bagaimana kinerja karyawan. Selain itu kamera CCTV juga akan sangat membantu apabila suatu saat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Rekaman CCTV juga hendaknya harus disimpan dalam ruangan yang tetap aman.
Dengan jalan melakukan pengamanan terhadap asset milik perusahaan, maka selain untuk kepentingan dari laju perusahaan juga untuk menciptakan stabilitas keamanan dan kenyaman terhadap lingkungan kerja. Lingkungan kerja yang aman dan nyaman akan semakin meningkatkan produktifitas dari para karyawan.
Groedu Academy E-Learning
City Of Tomorrow Mall, Jl. A Yani No. 288 (Bunderan Waru) Lantai UG, Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya.
Handphone : 0818521172 (XL), 081252982900 (Simpati)
Office (only call no sms) : 0811-3444-910
Email : groedu@gmail.com/groedu_inti@hotmail.com
