Ketika seorang karyawan dijadwalkan bekerja untuk bisnis Anda, penting bagi mereka untuk hadir tepat waktu. Namun, terkadang situasi tidak selalu berjalan seperti yang diharapkan, dan bisnis kecil Anda mungkin harus menghadapi karyawan yang tidak memberikan kabar atau tidak hadir sama sekali. Bagaimana Anda menghadapinya? Bagaimana Anda mencegahnya terjadi sejak awal? Dan bagaimana Anda melindungi bisnis Anda serta meminimalkan ketidakhadiran sambil tetap memberikan keadilan kepada karyawan jika alasan mereka absen adalah keadaan darurat yang sah?
- Kebijakan Ketidakhadiran yang Jelas
Penting untuk memiliki kebijakan yang jelas mengenai penanganan ketidakhadiran karyawan agar dapat meminimalkan situasi “no call, no show”. Kebijakan ini dapat disusun dalam buku pegangan karyawan, kebijakan kehadiran perusahaan, atau dokumen terpisah. Yang penting adalah kebijakan tersebut secara tegas menjelaskan bagaimana perusahaan menghadapi ketidakhadiran, termasuk tindakan disipliner yang mungkin diberlakukan.
Contohnya, tetapkan batasan waktu keterlambatan yang dianggap sebagai ketidakhadiran. Apakah ketidakhadiran tanpa kabar langsung dianggap sebagai pelanggaran serius yang dapat menyebabkan pemutusan hubungan kerja, atau apakah mereka perlu tidak memberikan kabar selama beberapa hari berturut-turut? Jika karyawan memiliki alasan sah untuk tidak masuk kerja, apakah mereka memerlukan dokumen pendukung untuk alasan tersebut? Semakin detail kebijakan ketidakhadiran perusahaan, semakin baik.
Setelah menulis kebijakan yang jelas, sebarkan ke karyawan baru dan lama, dan minta mereka untuk menandatangani dokumen sebagai konfirmasi bahwa mereka telah membaca dan memahami kebijakan tersebut. Membuat semua orang dalam satu halaman dan mendapatkan tanda tangan karyawan dapat membantu mencegah masalah, perselisihan, atau kesalahpahaman tentang pendekatan perusahaan terhadap ketidakhadiran. - Jadwal Siap Digantikan
Karyawan yang tidak hadir dapat menyebabkan kerugian waktu, uang, dan sumber daya bagi bisnis Anda. Oleh karena itu, penting untuk memiliki jadwal siap digantikan untuk melindungi bisnis Anda jika ada karyawan yang tidak hadir sesuai jadwal.
Saat menyusun jadwal karyawan, pastikan Anda memiliki daftar karyawan pengganti yang dapat dihubungi jika ada ketidakhadiran. Daftar ini bisa terdiri dari kontraktor yang bekerja dengan perusahaan Anda, karyawan yang mencari jam kerja tambahan, atau kombinasi dari keduanya. Tujuannya adalah memiliki orang yang dapat dihubungi jika seseorang tidak hadir bekerja. Dengan begitu, Anda dapat memastikan bahwa Anda selalu memiliki tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, dan bisnis Anda tidak terganggu karena ketidakhadiran karyawan.
(Harap diingat bahwa jika jadwal penggantian termasuk jadwal on-call, Anda perlu mematuhi undang-undang federal dan negara bagian terkait upah lembur dan jadwal on-call.) - Hubungi Karyawan untuk Mengetahui Alasan Ketidakhadiran
Jika ada karyawan yang tidak memberi kabar atau tidak hadir sesuai jadwal, penting bagi Anda untuk mengetahui alasan di balik ketidakhadiran tersebut dan memastikan bahwa mereka dalam kondisi baik. Dan satu-satunya cara untuk mengetahuinya adalah dengan menghubungi karyawan yang tidak hadir.
Setelah karyawan memenuhi kriteria “no call, no show” sesuai kebijakan kehadiran perusahaan (misalnya, dua jam setelah waktu kerja dijadwalkan), hubungi mereka.
Yang penting di sini adalah mendekati situasi dengan empati. Meskipun Anda mungkin merasa marah atau kesal karena karyawan tidak masuk kerja, mereka mungkin memiliki alasan yang sah, seperti keadaan darurat medis atau jadwal yang konflik. Menyalahkan mereka tidak akan membantu situasi.
Jika Anda dapat menghubungi mereka, beri tahu mereka bahwa mereka melewatkan giliran kerja yang dijadwalkan dan tanyakan apakah semuanya baik-baik saja. Jika mereka tidak menjawab, tinggalkan pesan yang menyampaikan hal yang sama dan minta mereka untuk menghubungi Anda kembali.
Mencari tahu alasan di balik ketidakhadiran karyawan akan memberi Anda wawasan yang lebih baik untuk mengambil tindakan selanjutnya. Misalnya, jika karyawan tidak memiliki jadwal shift, mungkin ada masalah dengan perangkat lunak penjadwalan yang perlu diselidiki. Jika karyawan menghadapi keadaan darurat, Anda dapat menawarkan dukungan dan mengatur ulang jadwal shift mereka yang lain. Jika karyawan tidak memiliki alasan yang sah untuk tidak masuk kerja, Anda dapat mengambil tindakan disipliner sesuai kebijakan ketidakhadiran perusahaan.
Pada dasarnya, ada berbagai alasan mengapa seorang karyawan mungkin tidak memberi kabar atau tidak hadir bekerja. Sebelum Anda memutuskan cara menangani situasi tersebut, penting untuk menghubungi karyawan dan mengetahui alasan di balik ketidakhadiran mereka. - Terapkan Kebijakan Ketidakhadiran dengan Konsisten
Kebijakan “no show” atau kebijakan perusahaan lainnya hanya efektif jika ditegakkan. Oleh karena itu, jika Anda menghadapi karyawan yang tidak hadir, penting untuk menegakkan aturan, peraturan, dan tindakan disipliner yang diuraikan dalam kebijakan Anda secara konsisten untuk semua karyawan.
Misalnya, jika kebijakan ketidakhadiran menyatakan bahwa ketidakhadiran pertama kali akan dicatat dalam file sumber daya manusia, Anda perlu memberikan peringatan tertulis kepada setiap karyawan yang tidak hadir untuk pertama kalinya, baik itu karyawan dengan kinerja terbaik di bisnis Anda atau seseorang dengan riwayat keterlambatan.
Menegakkan kebijakan ketidakhadiran secara konsisten akan memastikan bahwa semua karyawan diperlakukan dengan adil dan setara serta melindungi Anda dari tuduhan diskriminasi atau pilih kasih.
Namun, perlu diingat bahwa mungkin ada keadaan meringankan di balik ketidakhadiran Apakah Anda harus memperlakukan semua karyawan secara setara saat menegakkan kebijakan ketidakhadiran? Tentu saja. Namun, penting untuk diingat bahwa tidak semua keadaan yang menyebabkan no call no show sama. Meskipun Anda mungkin tergoda untuk menerapkan pendekatan “zero tolerance” terhadap ketidakhadiran, penting juga untuk memahami bahwa kebijakan Anda mungkin perlu disesuaikan dengan keadaan khusus.
Misalnya, jika pasangan seorang karyawan tiba-tiba meninggal, memberi tahu atasan mungkin bukan prioritas utama bagi mereka. Atau jika karyawan menghadapi keadaan darurat medis, seperti kecelakaan mobil serius, mereka mungkin tidak dapat menghubungi Anda untuk memberi tahu ketidakhadiran mereka.
Ketika menghadapi keadaan meringankan, tidak ada pendekatan tunggal yang dapat digunakan untuk semua situasi. Anda harus menggunakan penilaian terbaik Anda. Tentu saja, Anda ingin menjadi empati jika karyawan Anda menghadapi situasi darurat atau sulit. Namun, jika Anda meragukan alasan ketidakhadiran mereka, Anda dapat meminta dokumentasi yang mendukung cerita mereka (misalnya, jika mereka mengklaim sedang dirawat di rumah sakit, Anda dapat meminta catatan dokter atau dokumen dari rumah sakit yang mengkonfirmasi hal tersebut).
Dengan menerapkan tips ini, Anda dapat mengatasi ketidakhadiran karyawan dengan efektif. Ketidakhadiran dapat mengganggu efisiensi dan produktivitas bisnis Anda, tetapi dengan langkah-langkah yang tepat, Anda dapat meminimalkan situasi no call no show dan mengelolanya secara efektif jika terjadi.
Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Kami membuka layanan konsultasi mengenai bisnis. Silakan konsultasikan kebutuhan bisnis Anda kepada kami dengan cara menghubungi kami langsung dinomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.