Analisis tentang kebutuhan pelatihan atau lebih dikenal dengan nama Training Need Analysis (TNA) merupakan serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam mengidentifikasikan masalah yang muncul di tempat kerja. TNA juga akan dilakukan untuk menentukan apakah pelatihan yang telah diberikan terhadap karyawan sudah sesuai atau tidak.
TNA menjadi tolak ukur pertama yang akan dilakukan oleh sebuah organisasi dalam melakukan perubahan. Hal seperti ini disebabkan TNA akan untuk mencoba mendefinisikan kesenjangan atau gap yang sering terjadi saat ini yang berhubungan dengan kinerja individu dan tuntutan organisasi. Anda dapat mengumpulkan beberapa informasi berdasarkan tiga hal yaitu masalah performance atau kinerja, antisipasi adanya sistem, tugas, atau teknologi baru, serta adanya keinginan dari organisasi untuk mendapatkan keuntungan dan berbagai peluang atau kesempatan. Ketiga hal tersebut merupakan titik awal dalam membuat perubahan baru.
Yang harus Anda ingat adalah perubahan akan selalu menyebabkan adanya resistensi dari karyawan yang enggan untuk melakukan pelatihan. Kendala lainny adalah, karyawan tidak dapat mentransfer keterampilan atau pelatihan yang baru diperolehnya di tempat kerja. TNA seringkali mengungkap akan kebutuhan yang sesuai dan tepat sasaran. Meskipun training tidak selalu merupakan cara terbaik dalam menutup celah tertentu antara tujuan organisasi dengan kinerja karyawan yang sesungguhnya, namun dengan adanya TNA diharapkan akan dapat melihat semua permasalahan dan mencari adanya solusi sebanyak mungkin sebelum diputuskan apa solusi yang terbaik. Saat akan dilakukan dengan benar, maka TNA akan menjadi sebuah investasi yang sangat bijak bagi organisasi internal dan hal ini akan dapat menghemat banyak waktu, biaya, dan tenaga.
Kebutuhan akan pelatihan setiap karyawan pasti berbeda-beda berdasarkan latar belakang karyawan itu sendiri, untuk dapat dilatih, dan status mereka saat ini dalam internal organisasi. Pada dasarnya, seorang kandidat untuk pelatihan dapat berasal dari karyawan baru dan juga karyawan lama. Anda masih dapat mempertahankan dan ‘meng-upgrade’ karyawan lama. Karyawan lama selanjutnya hanya perlu untuk mendapatkan tantangan baru dan dapat memberikan kontribusi yang lebih signifikan.
Terdapat beberapa metode praktis yang bisa Anda gunakan dalam mengumpulkan data terhadap kinerja karyawan.
1. Metode Pengamatan Langsung.
Dalam pendekatan seperti ini, kinerja karyawan itu sendiri adalah sumber informasi bagi Anda. Anda dapat mengevaluasi kinerja karyawan. Buatlah catatan untuk mengingatkan Anda tentang apa yang harus dicari dan diperlukan dari evaluasi karyawan tersebut. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk mengidentifikasi baik untuk membangun kekuatan dan mengatasi kekurangan dari si karyawan itu sendiri.
2. Metode Wawancara/Interview.
Wawancara atau interview sangat diperlukan apabila kebutuhan akan pelatihan sudah sangat mendesak. Tujuan utama dari wawancara ini adalah Anda dapat memastikan bahwa data yang Anda terima sama dengan data yang telah Anda terima dari berbagai sumber. Anda tentunya tidak ingin mendapatkan informasi secara setengah-setengah tentang seseorang. Wawancara lebih memungkinkan bagi Anda untuk bertemu dan bertatap muka secara langsung dengan karyawan dan mendiskusikan tentang kesan-kesan dari karyawan terhadap kinerja mereka sendiri.
3. Metode Kuesioner.
Anda juga bisa membuat kuesioner sendiri dengan cara menuliskan semua pertanyaan yang ingin Anda ketahui tentang karyawan. Kirimkan kuesioner tersebut kepada mereka dan tunggulah tanggapan mereka.
4. Metode Job Description.
Sebelum akan membuat deskripsi pekerjaan, maka analisalah terlebih dahulu tentang pekerjaan yang harus dilakukan. Analisis setiap jabatan juga termasuk semua tanggungjawab dari pekerjaan yang lebih relevan. Setelah tahap analisis pekerjaan selesai, maka buatlah uraian pekerjaan dan analisis tentang kebutuhan sehingga akan semakin memudahkan Anda dalam mengukur jarak antara kemampuan karyawan yang dimiliki sekarang dengan keterampilan yang harus dimiliki karyawan berdasarkan dengan keinginan dari organisasi.
5. Metode Analisis Kesulitan dan Problem Solving.
Anda harus melakukan analisis kesulitan yang nanti akan muncul. Tujuan utamanya adalah agar permasalahan yang ada pada karyawan dapat dikurangi melalui diadakannya pelatihan.
6. Penilaian (Appraisal Review).
Penilaian sangat diperlukan setelah Anda mendapatkan segala informasi, tentang kebutuhan, dan tentang bagaimana penyelesaiannya. Komentar yang akan diberikan oleh si karyawan selama wawancara biasanya adalah benar-benar yang sesungguhnya sehingga seringkali akan dapat membantu Anda dalam menetapkan berbagai kebutuhan. Umpan balik pada saat penilaian wawancara menjadi data yang sangat berharga karena merupakan informasi yang relevan dan tepat waktu. Kebutuhan akan pelatihan bisa saja berbeda dari apa saja yang diinginkan oleh si karyawan, dan pada sesi penilaian ini akan lebih memungkinkan bagi supervisor atau manajer dalam mengungkap apa saja penyebab dari kelemahan karyawan dalam kinerja. Kekurangan-kekurangan seperti inilah yang akan digaris bawahi dan ditandai pada sesi pelatihan.
7. Analisis Tentang Kebijakan Organisasi.
Kebijakan organisasi yang akan mempengaruhi jumlah pelatihan yang dilaksanakan. Penjelasan tentang berbagai kebijakan harus tercantum secara terperinci dalam program pelatihan.
Groedu Academy E-Learning
City Of Tomorrow Mall, Jl. A Yani No. 288 (Bunderan Waru) Lantai UG, Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya.
Handphone : 0818521172 (XL), 081252982900 (Simpati)
Office (only call no sms) : 081-59417699
Email : groedu@gmail.com/groedu_inti@hotmail.com