FAKTOR PENTING DALAM IMPLEMENTASI SOP PERUSAHAAN YANG SUKSES

SOP merupakan kunci yang dimiliki oleh suatu perusahaan agar tetap mampu bergerak dengan baik. Mengingat akan peran penting SOP dalam perusahaan, sehingga dalam artikel kali ini akan kami sampaikan beberapa poin penting yang harus diperhatikan saat hendak mengimplementsikan SOP.

  1. Pastikan Tujuan SOP bisa dipahami
    Tanyakan pada diri sendiri mengapa SOP diperlukan, masalah apa yang akan dipecahkan dan apa yang perlu dicapai. Berikut beberapa contohnya:
    • Untuk melindungi lingkungan.
    • Untuk menurunkan biaya.
    • Untuk meningkatkan kualitas.
    • Untuk memastikan keamanan dan/atau mengurangi risiko.
    • Memberikan referensi pelatihan.
  2. Pertimbangkan audiens Anda
    Pastikan bahwa ukuran dan bentuk audiens, keterampilan bahasa, dan pengetahuan sebelumnya tentang subjek diperhitungkan saat menulis SOP. Mungkin satu area SOP harus melayani jenis audiens yang berbeda dari yang lain dan karena itu dapat mengambil manfaat dari tata letak yang berbeda.
  3. Pastikan format dan tata letak yang efektif
    Beberapa poin sederhana yang perlu dipertimbangkan adalah
    • Apakah ada format yang sudah ada sebelumnya yang berfungsi? – Jika tidak rusak jangan diperbaiki.
    • Apakah prosesnya sangat lama? – Maka mungkin lebih baik untuk memiliki langkah-langkah hierarkis, memberikan daftar langkah-langkah utama dengan sub-langkah di bawahnya untuk membantu memberikan kejelasan.
    • Apakah ini rutinitas sederhana dengan beberapa langkah? – Maka daftar sederhana mungkin merupakan cara yang paling efektif.
  4. Penulis yang tepat harus dilibatkan
    Mungkin tidak perlu dikatakan, namun untuk menulis SOP, Anda harus memiliki pengetahuan yang diperlukan. Meskipun Anda mungkin ditugaskan untuk membuat, dan bahkan memiliki SOP ini, ingatlah selalu bahwa Anda mungkin bukan orang yang tepat untuk menulisnya. Pastikan bahwa para ahli di bidang yang relevan dibawa ke dalam proses otorisasi.
  5. Berikan struktur dan konten yang relevan
    Mungkin ada kebutuhan yang berbeda untuk skenario yang berbeda, namun berikut ini adalah contoh detail dasar yang perlu dimasukkan dalam SOP:
    • Ruang Lingkup SOP.
    • Prosedur itu sendiri.
    • Pertimbangan Kesehatan dan Keselamatan.
    • Kebutuhan peralatan apa saja.
  6. Pengujian SOP
    Pastikan SOP diuji oleh orang yang akan menggunakannya, dan pastikan komentar diterima dan diperbarui dalam SOP jika memungkinkan
  7. Pastikan SOP tersedia di lokasi yang diketahui
    Sebagian besar organisasi memiliki lokasi penyimpanan standar untuk SOP. Paling umum digunakan adalah situs SharePoint baik di tingkat departemen atau organisasi.
  8. Pastikan SOP didistribusikan dan dibaca
    Sementara repositori diperlukan, hanya menempatkan SOP Anda di SharePoint tidak akan cukup. Setelah SOP diperbarui atau diterapkan, semua kelompok pengguna yang relevan harus membaca dokumen tersebut. Dalam banyak situasi kepatuhan, undang-undang wajib memastikan bahwa SOP telah dibaca dan dipahami. Oleh karena itu, pastikan bahwa SOP yang sudah Anda buat, bisa terdistribusi dengan baik.

Baca juga artikel tentang :  Kesalahan Kesalahan Dalam Membuat SOP Perusahaan

Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda, kami membuka layanan konsultasi mengenai bisnis, silahkan hubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *