SOP atau Standard Operating Procedure adalah dokumen yang berisi langkah-langkah sistematis dan terstandarisasi untuk menjalankan suatu kegiatan bisnis. SOP penting untuk diterapkan di perusahaan agar dapat meningkatkan kualitas, efisiensi, dan konsistensi dalam bekerja. Namun, SOP bukanlah sesuatu yang statis dan tetap. SOP harus selalu dievaluasi dan direvisi sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan perusahaan. Lalu, bagaimana cara mengevaluasi efektivitas SOP?
Langkah-langkah Evaluasi SOP
Ada beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk mengevaluasi efektivitas SOP, antara lain:
• Melakukan diskusi performa setiap kuartal dengan melibatkan seluruh anggota perusahaan yang terkait dengan SOP. Diskusi ini bertujuan untuk mendapatkan umpan balik, saran, dan masukan dari para pelaksana SOP tentang kelebihan dan kekurangan SOP yang berlaku.
• Membuat jurnal atau log perubahan dan rencana perubahan SOP untuk tahap berikutnya. Jurnal ini berisi catatan tentang apa saja yang sudah dilakukan, apa saja yang perlu diperbaiki, dan apa saja yang perlu ditambahkan atau dikurangi dalam SOP.
• Membandingkan antara kompetensi yang dimiliki karyawan dengan standar yang berlaku di perusahaan. Kompetensi karyawan harus sesuai dengan tuntutan SOP agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Jika ada kesenjangan antara kompetensi dan standar, maka perlu dilakukan pelatihan atau pengembangan karyawan.
• Menjalankan kembali SOP yang telah dievaluasi dan direvisi selama satu kuartal berikutnya. Setelah melakukan perubahan, SOP harus diuji coba lagi untuk melihat apakah sudah sesuai dengan tujuan dan harapan perusahaan. Jika masih ada masalah atau hambatan, maka perlu dilakukan evaluasi dan revisi lagi.
• Mengukur efektivitas SOP berdasarkan tujuh hal pokok dalam SOP, yaitu: efisiensi, konsistensi, minimalisasi kesalahan, penyelesaian masalah, perlindungan tenaga kerja, peta kerja, dan batasan pertahanan. Efektivitas SOP dapat dilihat dari seberapa besar SOP dapat membantu perusahaan mencapai objektif strategisnya dengan menggunakan Key Performance Index (KPI) sebagai alat ukur. KPI adalah nilai kuantitatif yang menunjukkan seberapa baik kinerja sebuah kegiatan bisnis dalam mencapai tujuan perusahaan. Contoh KPI untuk SOP misalnya: jumlah pelanggan per bulan, jumlah produksi per bulan, jumlah pengunjung situs per bulan.
Penutup
Dengan melakukan evaluasi SOP secara berkala dan sistematis, perusahaan dapat memastikan bahwa SOP yang diterapkan sudah optimal dan sesuai dengan kondisi terkini. Evaluasi SOP juga dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi masalah, menemukan solusi, dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan. Oleh karena itu, evaluasi SOP adalah salah satu faktor penting dalam mencapai kesuksesan bisnis. Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Kami membuka layanan konsultasi mengenai bisnis, silakan konsultasikan kebutuhan bisnis Anda kepada kami dengan cara menghubungi kami langsung dinomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.