Sudahkah Anda mencari alternatif rapat virtual untuk tim jarak jauh Anda?
Seperti yang mungkin sudah Anda alami, kelelahan Zoom itu nyata. Rapat virtual membutuhkan banyak energi mental, dan dapat dengan cepat menguras tim Anda dan membuat mereka stres.
Bagaimanapun, tim Anda harus memberikan kontribusi yang berarti, saling mendengarkan, dan memperhatikan isyarat nonverbal dan bahasa tubuh selama panggilan video. Mereka juga harus menjaga kontak mata sepanjang waktu.
Alternatif rapat virtual ini akan meningkatkan produktivitas dan kolaborasi tim Anda tanpa membiarkan apa pun gagal.
Tapi Pertama, Sudahkah Anda Memprioritaskan Komunikasi Asynchronous?
Jika perusahaan jarak jauh Anda ingin mendukung kesehatan mental di tempat kerja, hal pertama yang ingin Anda lakukan adalah memprioritaskan komunikasi asinkron.
Dengan gaya komunikasi ini, karyawan tidak ditekan untuk tetap “aktif” untuk menjawab pesan atau menghadiri rapat virtual menit terakhir sepanjang waktu.
Mereka bebas mengirim dan menanggapi pesan, permintaan, dan tugas karena mereka mampu dan fokus untuk melakukannya. Ini melepaskan mereka dari kecemasan seputar koneksi dan sebagai hasilnya mendorong komunikasi yang lebih baik.
Itulah mengapa banyak alternatif pertemuan virtual saat ini berada di bawah payung komunikasi asinkron. Berikut ini kami sampaikan 8 Alternatif Rapat Virtual Untuk Membantu Anda Menghindari Kelelahan Zoom.
Sebelum Anda menjadwalkan panggilan video lagi, lihat apakah Anda lebih baik menggunakan salah satu dari sembilan alternatif rapat virtual ini sebagai gantinya:
- Panggilan Telepon Terjadwal (Hanya Audio) (dan Walk-and-Talks!)
Panggilan telepon hanya audio membuat comeback besar di tempat kerja jarak jauh. Mereka jauh lebih sedikit stres daripada panggilan virtual di depan kamera dan memberi karyawan istirahat dari layar mereka.
Itu sebabnya banyak tim jarak jauh mulai menjadwalkanBerjalan-dan-Bicara, di mana karyawan didorong untuk berjalan-jalan di sekitar lingkungan mereka selama panggilan.
Ini meningkatkan skor komunikasi dan kesehatan mental. Tetapi untuk membuat panggilan telepon berfungsi untuk tim jarak jauh Anda:
• Selalu jadwalkan panggilan terlebih dahulu, sehingga karyawan dapat memblokir waktu dalam jadwal mereka dan menyiapkan catatan atau pertanyaan. Beri tahu mereka bahwa itu hanya panggilan telepon, dan mereka tidak perlu berada di depan kamera (yay!).
• Tetapkan waktu mulai dan berakhir yang pasti. Tetap berpegang pada kerangka waktu 20 menit, maks. Pastikan untuk memberi tahu undangan kapan Anda akan menelepon di zona waktu mereka dan zona waktu Anda untuk menghilangkan kebingungan.
• Siapkan agenda dan kirimkan sebelumnya, seperti yang Anda lakukan untuk rapat virtual. Ini memastikan panggilan tetap di jalur dan peserta tahu apa yang sedang dibahas (bukannya keluar dari lingkaran).
• Undang tidak lebih dari tiga orang ke panggilan. Tidak seperti rapat virtual, di mana Anda dapat melihat siapa yang ingin berbicara selanjutnya, mengantisipasi giliran berbicara melalui telepon jauh lebih menantang. Batasi peserta agar panggilan Anda tetap teratur dan izinkan semua orang bersuara dalam percakapan.
Cobalah untuk tidak terlalu sering menggunakan panggilan telepon, karena dapat mengganggu seperti panggilan video. Anda mungkin juga ingin merotasi undangan agar karyawan tidak merasa ditinggalkan. - Email
Email menjadi ketinggalan zaman ketika alat komunikasi baru memasuki tempat kerja dan kembali disukai ketika semua orang bosan menggunakannya.
Tapi alat komunikasi klasik ini bisa ideal untuk tim Anda, terutama jika Anda bekerja di zona waktu yang berbeda.
Email paling baik untuk menyampaikan informasi, instruksi, dan umpan balik klien dengan cepat.
Namun, email yang bertele-tele dan membingungkan lebih cenderung disalahartikan, jika bahkan dibaca sama sekali.
Itu sebabnya komunikasi email Anda harus:
• Jelas.Tanyakan pada diri Anda apakah seseorang memiliki ruang untuk salah mengartikan instruksi atau informasi Anda. Bisakah Anda membuat sesuatu yang lebih lugas atau lebih mudah dipahami?
• Ringkas.Segera setelah seseorang menggulir ke bawah untuk menyelesaikan pesan Anda, Anda mungkin sudah kehilangan perhatian mereka. Jauhkan pesan Anda singkat dan to the point!
• Penuh pertimbangan.Pertanyaan apa yang Anda harapkan untuk diterima setelah Anda mengirim email ini? Lihat apakah Anda dapat menempatkan diri Anda pada posisi penerima dan menjawab pertanyaan, komentar, dan masalah potensial dalam pesan Anda.
ika ada yang memiliki pertanyaan, ide, atau komentar lebih lanjut, akhiri email Anda dengan memberi tahu mereka bahwa Anda akan dengan senang hati mendiskusikan masalah tersebut lebih lanjut. - Pesan Langsung (DM) Di Slack atau Aplikasi Komunikasi Pilihan Anda
Dalam survei yang kami lakukan di We Work Remotely, kami mengetahui bahwa 80% pekerja jarak jauh lebih memilih pesan daripada panggilan video. Dan kami tidak terkejut!
Pesan ke tim, departemen, atau satu karyawan Anda sangat efektif untuk menyampaikan pertanyaan singkat, pemikiran, tindak lanjut brainstorming, pembaruan status, dan banyak lagi.
Karyawan jarak jauh biasanya merespons DM dalam beberapa menit atau jam, yang cenderung lebih cepat daripada email. Tetapi pastikan untuk mendorong karyawan Anda untuk menetapkan batasan yang sehat di tempat kerja dari jarak jauh, sehingga mereka tidak merasa tertekan untuk merespons secepatnya.
Meskipun DM adalah cara yang lebih santai untuk berhubungan, mereka harus tetap profesional. Anda tidak mengirim DM kepada orang yang Anda sukai di Instagram, jadi berpura-puralah seperti Anda sedang berbicara dengan seseorang di level senior. Selalu gunakan kalimat lengkap, hindari bahasa gaul dan singkatan, dan berikan semua informasi yang dibutuhkan seseorang untuk memulai permintaan Anda.
- Mulai Utas di Perangkat Lunak Manajemen Proyek Anda
Memulai utas komentar di perangkat lunak manajemen proyek Anda dapat membantu Anda sepenuhnya menghilangkan kebutuhan untuk rapat pembaruan status.
Alat seperti Trello dan daftar tugas Anda di satu lokasi terpusat, dengan setiap anggota tim ditugaskan untuk tugas dan tenggat waktu masing-masing. Dengan demikian, setiap kali Anda menambahkan komentar, semua orang yang terlibat akan menerima pemberitahuan.
Ini membantu membatasi pesan yang tidak relevan dan merekam percakapan, ide, dan kemajuan proyek dengan lancar secara real-time. Dan itu juga membuat semua orang berkolaborasi secara produktif saat tim Anda berada jauh.
Anda mungkin ingin karyawan jarak jauh Anda mengikuti protokol pembaruan status harian atau mingguan seperti:
• Apa yang Telah Saya Capai / Apa yang Saya Lakukan Saat Ini / Apa yang Saya Rencanakan untuk Ditangani Selanjutnya
• Tugas Saat Ini / Hambatan yang Saya Hadapi / Kemenangan yang Saya Buat
• Kemajuan Tujuan Harian / Kemajuan Tujuan Mingguan / Tantangan Saat Ini
Ini akan merampingkan pembaruan/check-in proyek Anda untuk membuat rapat virtual menjadi tidak perlu.
- Memanfaatkan Fitur Markup Kolaboratif
Bekerja di alat kolaborasi bersama seperti Google dan Microsoft Word berarti semua yang dibuat tim Anda membuka jalur komunikasi.
Saat seseorang membagikan Google Dokumen atau Spreadsheet, misalnya, tim Anda dapat memberikan komentar tentang kata, paragraf, ide, gambar, atau baris yang tepat di dokumen. Anda juga dapat menambahkan memo, penjelasan, pertanyaan, tautan ke sumber luar, dan banyak lagi.
Semua orang yang diundang untuk berkolaborasi akan melihat dan menanggapi komentar ini secara real-time. Dan itu bisa menghapus kebutuhan akan pertemuan virtual untuk membahas ini.
Baca juga artikel tentang : 3 Masalah Paling Umum yang Selalu Menghantui Kesuksesan Bisnis
Jika Anda bekerja di Google, coba aktifkan mode “Menyarankan”. Kemudian Anda dan tim Anda dapat meninggalkan saran Anda di dalam dokumen asli, dan pemilik/pembuat dapat menerima atau menolaknya.
Perangkat lunak melacak dan menyimpan komentar dan tambahan, sehingga Anda selalu memiliki file terbaru untuk bekerja dan berkolaborasi. Setiap anggota tim juga akan memiliki saran dari orang lain di satu tempat, tanpa harus melihat melalui rantai email atau utas Slack untuk melakukan pengeditan.
- Rekam Video Untuk Dibagikan
Merekam video adalah salah satu tren terpanas di dunia kerja jarak jauh, dan untuk alasan yang bagus.
nda dan tim Anda dapat membuat video cepat untuk menjelaskan proses tertentu, melatih orang tentang protokol baru, mengajari mereka cara menggunakan alat baru, memberikan presentasi, dan banyak lagi.
Pada dasarnya, semua hal yang mungkin Anda lakukan dalam rapat virtual — tetapi lebih baik.
Merekam video dan mengirimkannya ke tim Anda berarti mereka dapat menontonnya di waktu mereka sendiri alih-alih hadir untuk rapat. Mereka juga dapat menjeda, membuat catatan, memutar ulang untuk menonton bagian yang mereka lewatkan, dan merujuk kembali ke video ini nanti jika ada pertanyaan.
Biasakan menyimpan video-video ini, dan Anda dapat menggunakannya setiap kali Anda bergabung dengan karyawan jarak jauh baru untuk mempercepatnya dengan cepat dan mudah. - Kirim Survei
Survei menjadi lebih umum untuk perusahaan jarak jauh karena merupakan cara cepat untuk mendapatkan umpan balik yang jujur dan dapat ditindaklanjuti dari kru Anda.
Dan jika Anda ingin mengelola tim jarak jauh yang berkinerja tinggi, Anda harus belajar cara mendengarkan saran dan mempraktikkan ide-ide bagus.
Survei memberi rekan satu tim rute tanpa gesekan dan anonim untuk menyuarakan kekhawatiran yang mungkin tidak mereka rasa nyaman untuk dibagikan selama rapat virtual. Dan mereka memberi anggota tim yang introvert atau karyawan baru kesempatan untuk berbicara.
Opsi survei gratis seperti Google Formulir ,Bentuk Ketik, dan SurveyMonyet memungkinkan Anda membuat pertanyaan, meminta umpan balik, dan mengatasi masalah yang biasanya Anda diskusikan dalam rapat. Menggunakannya akan membantu Anda menangkap lebih banyak jawaban yang dipikirkan dengan matang dan memberi Anda waktu untuk menganalisis hasil kolektif.
Jadi sebelum Anda menjadwalkan panggilan Zoom berikutnya, lihat apakah menggunakan salah satu dari sumber daya lain ini membuat pilihan yang lebih cerdas. Tim jarak jauh Anda akan berterima kasih!
Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Kami membuka layanan konsultasi mengenai bisnis silahkan hubungi kami dinomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.