Mampu berkomunikasi secara efektif adalah keterampilan kepemimpinan yang penting. Bagaimanapun, masalah komunikasi adalah penyebab utama masalah di tempat kerja.
Oleh karena itu dalam artikel kali ini akan saya sampaikan beberapa tips agar Anda bisa lebih mudah untuk menerapkan komunikasi secara efektif.
- Berkomunikasi Secara Efektif dengan Memilih Audiens Anda
Saya yakin langkah penting pertama adalah fokus memilih audiens Anda. Ini adalah orang-orang yang akan berkomunikasi dengan Anda.
Inilah orang-orang yang perlu menyerap poin-poin utama Anda dan memahami pesannya.
Berikut beberapa pertanyaan untuk membantu Anda memilih pemirsa:
• Berapa banyak orang yang berkomunikasi dengan Anda? Apakah ini grup besar? Atau sejumlah kecil?
• Apakah ada campuran kelompok pemangku kepentingan yang berbeda? Atau satu jenis pemangku kepentingan?
• Apakah ada sesuatu tentang masing-masing kelompok pemangku kepentingan yang menonjol? Apakah mereka memiliki persyaratan atau karakteristik khusus?
Buat daftar kelompok pemangku kepentingan, dan orang-orang di setiap kelompok. Ini dapat membantu Anda memahami perbedaan utama, dan apakah Anda perlu berkomunikasi secara berbeda untuk setiap kelompok. - Berkomunikasi Secara Efektif dengan Mengklarifikasi Pesan Utama Anda
Menurut saya, akan sangat sulit untuk mengklarifikasi pesan utama Anda jika Anda tidak tahu dengan siapa Anda berbicara. Orang yang berbeda perlu mengetahui (atau tertarik pada) hal yang berbeda.
Saat Anda berkomunikasi, penting untuk menetapkan poin-poin kunci Anda. Mungkin terasa banyak yang ingin dikatakan, tetapi seringkali kita dapat meringkasnya menjadi beberapa hal penting.
Untuk membantu Anda melakukan ini, tanyakan pada diri Anda beberapa pertanyaan sederhana:
• Apa 3 poin teratas yang benar-benar perlu diketahui orang? Cobalah untuk membatasi pesan Anda paling banyak pada tiga poin utama. Jika Anda bisa mempersempitnya menjadi satu, itu lebih baik.
• Mengapa orang itu perlu tahu? Apa yang penting tentang ini bagi mereka?
• Apa yang dapat menyebabkan masalah, jika Anda gagal mengkomunikasikannya? Ini adalah pendekatan sebaliknya, mengidentifikasi apa yang dapat menyebabkan masalah jika kita tidak mempertimbangkannya.
• Apakah ada informasi spesifik yang penting (dan berpotensi unik) untuk kelompok pemangku kepentingan ini?
• Apakah ada pesan kunci yang berbeda untuk berbagai jenis pemangku kepentingan Anda?
Jika Anda perlu memecah komunikasi Anda secara berbeda untuk berbagai kelompok pemangku kepentingan, ini juga merupakan opsi. Mengambil pendekatan “satu ukuran cocok untuk semua” untuk komunikasi bisa menjadi masalah, karena beberapa orang mungkin salah paham, atau salah menafsirkan pesannya. - Skor Komunikasi Anda berdasarkan Pentingnya
Sekarang setelah Anda memahami audiens dan poin utama Anda, berikutnya adalah seberapa pentingkah komunikasi ini?
Pesan yang bersifat rahasia atau pribadi, melibatkan dampak potensial tingkat tinggi, bersifat mendesak atau akan mengundang banyak pertanyaan biasanya akan mendapat skor lebih tinggi pada skala kepentingannya. - Pilih Metode dan Lingkungan Komunikasi Anda
Sangat mudah untuk menggunakan email sebagai metode komunikasi pilihan kami. Email mudah ditulis, dan kami dapat mengirimkannya ke banyak orang sekaligus.
Namun, kami tahu bahwa nada email dapat diartikan berbeda oleh orang yang berbeda. Kami juga tahu bahwa beberapa orang lebih suka membaca, sementara yang lain mungkin suka mendengarkan pesan dengan cara yang lebih pribadi.
Metode dan lingkungan komunikasi Anda akan berbeda tergantung pada audiens, pesan utama, dan kepentingan.
Untuk pesan yang lebih penting, kemungkinan metode yang lebih intim atau pribadi akan sesuai, seperti rapat tatap muka atau panggilan dalam suasana pribadi.
Komunikasi khusus minat mungkin ditangani lebih baik dengan ledakan email, artikel intranet, atau poster di ruang makan siang.
Meluangkan waktu untuk memilih metode Anda penting jika Anda ingin berkomunikasi secara efektif. - Berkomunikasi Secara Efektif Dengan Melakukan Sense Check
Ada baiknya mengambil satu langkah terakhir sebelum berkomunikasi, dan ini untuk memeriksa diri sendiri.
Berikut adalah beberapa pertanyaan sederhana untuk ditanyakan, untuk mengetahui apakah Anda melewatkan bahan-bahan utama:
• Apakah saya berasumsi bahwa orang suka berkomunikasi seperti saya, atau apakah saya mengakui bahwa orang memiliki preferensi yang berbeda?
• Apakah saya membuat asumsi tentang apa yang dianggap penting oleh orang lain, berdasarkan apa yang menurut saya penting?
• Apakah saya memilih metode komunikasi karena lebih mudah bagi saya, atau lebih baik bagi audiens? Atau keduanya?
• Apakah lebih baik memutuskan komunikasi saya untuk pesan atau grup yang berbeda?
Kadang-kadang berguna untuk meminta rekan kerja membantu Anda memeriksa indera, sebelum terlibat dalam komunikasi penting.
Jelas ini tidak perlu dilakukan setiap saat, tetapi jika menurut Anda ada kemungkinan Anda dapat melakukan kerusakan dengan komunikasi yang tidak efektif, ini mungkin merupakan langkah yang baik untuk diambil.
Penutup
Berkomunikasi secara efektif tidak perlu menjadi pengalaman yang begitu mengerikan.
Namun, meluangkan waktu untuk mengikuti langkah-langkah sederhana ini dapat membantu Anda menghindari gangguan dan memastikan pesan Anda diserap dengan baik oleh orang-orang yang perlu mendengarnya. Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Kami membuka layanan konsultasi mengenai bisnis. Silakan hubungi kami langsung dinomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.