Banyak perusahaan tidak mendapat manfaat dari sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001 mereka. Beberapa bahkan menganggapnya sebagai pekerjaan birokrasi atau formalitas saja. Kami akan menunjukkan kepada Anda apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan SMM yang berkinerja buruk dan mengubahnya menjadi sistem ISO yang menguntungkan operasi dan meningkatkan profitabilitas.
Menyiapkan SMM secara tidak benar sering kali berasal dari tekanan pelanggan atau fokus yang terlalu kuat untuk mendapatkan sertifikasi untuk tujuan pemasaran; perbaikan operasional tidak menjadi pertimbangan. Metode implementasi dipilih berdasarkan harga atau kemudahan, tanpa disadari bahwa sistem yang diterapkan dengan buruk dapat mengakibatkan inefisiensi yang mahal dan kerugian produktivitas.
Tidak masalah jika seorang konsultan menyiapkan sistem ISO 9001 secara terpisah atau perusahaan menggunakan kit dokumentasi DIY yang murah, hasil umumnya adalah prosedur yang tidak sesuai yang menambah birokrasi dan menghambat efisiensi.
Sertifikasi ISO 9001 adalah pedang dua sisi. Tidak hanya bagus untuk pemasaran, tetapi juga meningkatkan harapan pelanggan. Jika perusahaan bersertifikasi ISO 9001 mengecewakan pelanggan baik karena masalah dengan produk atau layanannya, atau karena masalah organisasi seperti komunikasi pelanggan, keluhan pelanggan dapat menyebabkan pencabutan sertifikasi.
Dalam artikel kali ini akan kami sampaikan beberapa hal yang bisa Anda gunakan untuk meningkatkan system manajemen mutu Anda.
- Tetapkan Tujuan yang Lebih Baik
Menetapkan sertifikasi sebagai tujuan utama – atau satu-satunya – ketika menerapkan ISO 9001 biasanya menjadi alasan mengapa sistem manajemen mutu kemudian gagal. Anda tidak akan mendapatkan SMM yang efektif kecuali Anda mengincarnya sejak awal.
Langkah pertama untuk meningkatkan SMM Anda adalah agar manajemen menetapkan tujuan yang tepat. Pertimbangkan isu-isu seperti kepuasan pelanggan dan karyawan, efisiensi proses, sisa dan pengerjaan ulang, dan proses pengambilan keputusan. Apa yang menjadi masalah atau keluhan pelanggan, karyawan, dan manajer Anda? Sekarang jadikan peningkatan dari setiap masalah ini sebagai tujuan utama SMM Anda. - Jalani Pembicaraan
ISO 9001 seharusnya digunakan oleh manajemen sebagai alat dalam operasi sehari-hari. Setelah manajer (dan eksekutif senior, khususnya) memahami standar dan manfaat yang dapat diberikannya, penting bagi mereka untuk menunjukkan dukungan mereka terhadapnya dan secara aktif memanfaatkan SMM.
Eksekutif dapat memperoleh gambaran umum yang solid tentang standar dan mempelajari peran mereka dalam sistem manajemen mutu. - Libatkan seluruh Karyawan
Agar berhasil dan berkelanjutan, sistem ISO Anda membutuhkan dukungan dari semua karyawan. Setiap orang harus terlibat, merasa memiliki, dan berkontribusi pada aspek-aspek yang relevan dengan pekerjaan mereka.
Meskipun sangat penting bagi karyawan untuk memahami apa itu ISO 9001 dan bagaimana hal itu dapat bermanfaat bagi mereka, sulit untuk menunjukkan sisi positif dari ISO begitu ketidakpuasan, kenegatifan, dan keraguan muncul. - Perbaiki Dokumentasi Anda
Dokumentasi adalah inti dari SMM Anda. Prosedur menjelaskan bagaimana proses kerja akan dilakukan, dan formulir serta daftar periksa tidak hanya menyederhanakan pengumpulan data yang diperlukan tetapi juga mendukung proses tertentu. Dengan kata lain, efektivitas proses operasional Anda secara langsung dipengaruhi oleh kualitas dokumentasi Anda dan kesesuaiannya dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Lihat dokumen Anda dan evaluasi apakah dokumen tersebut mudah digunakan, jelaskan proses efisien yang sesuai dengan operasi perusahaan Anda, dan pada dasarnya masuk akal.
Peningkatan Komprehensif
Jika Anda menemukan diri Anda dalam situasi yang membutuhkan peningkatan pada SMM Anda, kami sarankan Anda mengikuti semua tip di atas. Hanya meningkatkan dokumentasi Anda tanpa melibatkan semua karyawan, tanpa mendapatkan dukungan manajemen penuh atau tanpa menetapkan tujuan yang tepat, tidak akan menghasilkan sistem ISO yang benar-benar efisien.
Jadi, sekali lagi, untuk meningkatkan SMM Anda, Anda harus mengikuti masing-masing dari empat tip kami.
Jika semua masalah ini dikelola dengan hati-hati dan diselesaikan bersama-sama, SMM perusahaan Anda akan meningkat secara dramatis dan Anda akan berada di jalur yang tepat untuk menuai hasil yang terkenal dengan ISO 9001. Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Kami membuka layanan konsultasi mengenai bisnis, silakan hubungi kami langsung dinomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.