10 Cara Jitu Mengatasi Krisis di Agensi Marketing Anda

Jika Anda sudah menjalankan agen pemasaran (marketing agency) cukup lama, Anda pasti tahu tidak ada bisnis yang aman dari krisis. Selalu ada risiko menghadapi tantangan, terutama yang berada di luar kendali Anda.

Menurut Hubspot, krisis bisa datang dalam berbagai bentuk. Beberapa di antaranya termasuk krisis keuangan, krisis personel, krisis teknologi, dan krisis konfrontasi. Apapun jenisnya, krisis dapat memengaruhi produktivitas dan keuntungan Anda.

Sebagai pemilik agen pemasaran, Anda perlu memiliki rencana tindakan manajemen risiko yang matang untuk mempersiapkan dan menghadapinya. Karena faktanya, manajemen krisis yang efektif akan mengarah pada pertumbuhan bisnis.

Mari kita mulai dengan memahami manajemen krisis dan manfaatnya. Kemudian, kita akan membahas sepuluh cara Anda dan tim manajemen krisis Anda harus menanganinya.

Apa itu Manajemen Krisis?

Manajemen krisis adalah tentang membantu perusahaan mengurangi dampak dari kejadian yang merugikan. Proses ini terjadi sebelum, selama, dan setelah krisis – tidak hanya sebagai tindakan responsif. Lebih penting lagi, tujuannya adalah untuk mengurangi kerusakan seminimal mungkin.

Mengapa agen pemasaran Anda perlu berinvestasi dalam manajemen krisis?

Ini bukan hanya tentang membantu agen Anda menjadi lebih siap menghadapi tantangan. Ini juga tentang kemampuan untuk mengenali faktor-faktor yang berpotensi memengaruhi operasional agen Anda.

Sebagai contoh, anggota tim yang bekerja jarak jauh dan tinggal di lokasi dengan teknologi usang rentan terdampak bencana alam. Mungkin keuntungan paling signifikan dari manajemen krisis adalah mempertahankan klien yang sudah susah payah Anda dapatkan. Semakin sedikit masalah di agen Anda, semakin puas klien Anda.

Rencana Tindakan Manajemen Krisis Anda

Sama seperti membuat strategi pemasaran, manajemen krisis untuk agen Anda juga memerlukan rencana yang matang. Berikut ini adalah sepuluh strategi yang dikategorikan berdasarkan sebelum, selama, dan setelah krisis. Ini akan membantu Anda mengarahkan agen Anda ke arah yang benar.

Sebelum Krisis

1.Identifikasi Area Risiko Potensial
Setiap kejadian yang tidak menyenangkan dapat disebut krisis jika memengaruhi reputasi dan keuntungan agen pemasaran Anda. Jadi, yang terpenting, Anda harus menyadari potensi risikonya.
Mulailah dengan risiko paling umum yang mengancam agen mana pun. Ini termasuk:
– Gangguan terkait teknologi: Contohnya adalah kecepatan internet yang buruk, cuaca buruk/badai/hurricane, hilangnya privasi data, dan ancaman keamanan siber.
– Kesehatan: Pandemi COVID-19 adalah contoh sempurna dari krisis yang memengaruhi karyawan dan pekerja lepas di seluruh dunia. Masalah kesehatan menyebabkan ketidakhadiran dan penurunan hasil kerja. Masalah kesehatan ini tidak hanya memengaruhi anggota tim agen Anda, tetapi juga orang yang mereka sayangi.
– Penurunan permintaan layanan Anda: Lebih mahal bagi agen untuk mendapatkan klien baru daripada mempertahankan klien lama. Dengan risiko potensial ini, pastikan Anda tahu apa yang menyebabkan klien mengakhiri kontrak atau memilih pesaing Anda.

2.Komunikasi Jelas dengan Tim Anda
Libatkan manajer dan seluruh tim Anda. Melibatkan mereka dalam rencana manajemen krisis membantu mereka memahami pentingnya dan bersikap proaktif. Jadwalkan pertemuan yang bisa dihadiri semua orang. Pastikan Anda memberi tahu mereka tentang agenda rapat. Yang lebih penting, dorong mereka untuk mengajukan pertanyaan.

3.Brainstorming Ide

Manajemen krisis yang efektif membutuhkan eksplorasi berbagai strategi yang disesuaikan dengan masalah yang dihadapi.
Sebagai contoh, dengan krisis kesehatan seperti COVID-19, strategi yang memastikan kelangsungan operasional agen Anda meliputi kerja jarak jauh, akses peralatan, dan alur kerja realistis yang mencerminkan “normal baru”.
Ingatlah bahwa Anda mungkin perlu mengadakan beberapa sesi brainstorming. Ini tidak hanya akan mencakup semua krisis potensial yang diidentifikasi tim Anda, tetapi juga memberi kesempatan kepada semua orang untuk menyampaikan pendapat mereka.

4.Tugas yang Jelas
Anggota tim yang berbeda memiliki kemampuan tambahan. Oleh karena itu, mendelegasikan tugas manajemen krisis sesuai dengan kekuatan mereka mengarah pada hasil yang positif.
Jadi, pastikan Anda tahu kemampuan terbaik mereka. Misalnya, jika Anda memiliki juru bicara atau anggota tim dengan kualitas kepemimpinan, mereka mungkin paling cocok untuk memberi perintah dan memimpin orang lain selama krisis.
Selain memilih anggota tim berdasarkan kekuatan mereka, ketahui ketersediaan mereka. Jika tidak, orang tersebut mungkin kewalahan. Perencanaan krisis yang efektif juga membutuhkan petugas keuangan – seseorang yang akan mengelola arus kas agen Anda.
Berikan pelatihan yang tepat kepada semua orang sehingga ketika krisis terjadi, mereka dapat menjalankan perannya dengan baik.

Baca juga: LANGKAH-LANGKAH MEMBANGUN STRATEGI KREATIF YANG EFEKTIF

Selama Krisis

5.Kumpulkan Data Secepat Mungkin
Pada titik ini, tim Anda menjalankan rencana Anda. Untuk memastikan agen pemasaran Anda berkembang, kurangi dampak krisis itu. Kumpulkan fakta sebanyak mungkin dalam waktu secepat mungkin untuk melanjutkan ke langkah selanjutnya: Mitigasi masalah. Cari tahu apa, kapan, mengapa, dan bagaimana krisis itu terjadi. Kemudian bagikan dengan tim Anda apa pun yang perlu dibagikan. Bersikaplah transparan. Lakukan komunikasi lebih sering.

6.Kontrol Apa yang Bisa Anda Kontrol
Sekarang setelah orang-orang diberi tahu tentang situasinya, semua yang memiliki peran harus menjalankan rencana manajemen krisis. Apa pun jenis krisis yang sedang dialami agen Anda, penting untuk tetap tenang. Fokus pada apa yang dapat Anda kontrol daripada membuang waktu dan tenaga untuk hal-hal yang tidak dapat Anda kendalikan.
Saat Anda semua bekerja untuk menyelesaikan krisis, lakukan pengecekan dengan satu sama lain. Ketakutan dan kecemasan di antara anggota tim Anda dapat mencegah agen Anda mengatasi krisis.

7.Jangan Abaikan Ide dari Agen Anda
Anda mungkin terlalu fokus pada masalah yang dihadapi, hanya untuk mengetahui bahwa masalah lain bermunculan di area lain dari bisnis Anda.
Misalnya, beberapa klien Anda meminta laporan, dan Anda telah melewatkan tenggat waktu tersebut. Sebisa mungkin, mintalah seseorang yang Anda percayai untuk mengambil alih sementara untuk memastikan agen Anda terus berjalan.

Setelah Krisis

8.Dokumentasikan Krisis
Setelah kejadian selesai dan Anda telah melakukan semua yang seharusnya Anda lakukan, sekarang saatnya untuk membuat catatan tentang apa yang terjadi. Anggota tim Anda harus menawarkan pengamatan dan wawasan pribadi mereka tentang krisis tersebut. Apa yang terjadi? Apakah ada kekurangan dan kelemahan dalam rencana manajemen krisis? Apa yang mereka pelajari?

9.Identifikasi Apa yang Dapat Anda Tingkatkan untuk Lain Waktu

Hal-hal yang tidak terduga bisa saja terjadi. Bahkan dengan rencana manajemen krisis yang baik, mungkin saja:
– Informasi yang dikumpulkan tidak memadai
– Anggota tim gagal menjalankan tugas mereka pada tingkat optimal
– Keputusan penting tidak segera diambil
Ada banyak cara untuk membuat manajemen krisis menjadi lebih baik. Anda dapat melakukan simulasi yang lebih realistis untuk memastikan pembelajaran aktif, melibatkan anggota tim Anda, dan meningkatkan komunikasi Anda. Gunakan poin-poin pembelajaran penting tersebut untuk memperbarui rencana Anda lebih awal.

10.Diskusikan dengan Tim Anda
Terakhir, bagikan rencana baru dengan tim Anda. Atur pertemuan yang berfokus pada rencana itu. Anda mungkin perlu kembali ke dasar sekali lagi untuk membantu tim Anda memahami dan terhubung dengan rencana tersebut.

Tunjukkan perbedaan antara rencana lama dan rencana baru. Kemudian, fokuslah pada hal yang positif untuk bergerak maju. Berikan kebebasan kepada semua orang untuk mengajukan pertanyaan dan mungkin memberikan saran tambahan jika rencana Anda belum final. Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Kami membuka layanan konsultasi bisnis dan training di level supervisor. Jika Anda berminat untuk menggunakan jasa kami, silakan hubungi langsung dinomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.