Pada kegiatan operasional perusahaan, seringkali kita menemukan adanya perlengkapan-perlengkapan kecil yang sifatnya akan cepat habis dengan sekali pakai yang akan digunakan sebagai alat bantu yang memang banyak dibutuhkan untuk menunjang adanya kelancaran pekerjaan. Perlengkapan-perlengkapan kecil seperti ini nilainya terkadang juga tidak bersifat materiil, dan kadang-kadang masih terdapat yang umurnya bisa lebih dari satu tahun. Biasanya lebih sering disebut sebagai perlengkapan (supplies).

Dalam akuntansi terdapat dua jenis perlengkapan, yaitu:

1. Perlengkapan Pabrik (Factory Supplies).

Persediaan seperti ini meliputi barang-barang untuk pemeliharaan, perlengkapan kebersihan, dan berupa barang-barang yang dianggap lebih terkait dengan proses produksi. Barang-barang tersebut memang dibebankan pada saat digunakan. Sehingga perusahaan seharusnya mencatat uuntuk pemakaian perlengkapan tersebut dan biasanya juga harus melakukan penghitungan secara fisik atas perlengkapan yang masih tersisa, agar dapat diketahui berapa saldo terakhirnya yang nanti akan masuk ke dalam akun asset perusahaan. Namun ada juga dari sebagian perusahaan yang mencatat pemakaian perlengkapan seperti ini termasuk sebagai biaya overhead  pabrik yang akan dialokasikan ke dalam HPP dari setiap unit yang diproduksinya.

2. Perlengkapan Kantor (Office Supplies).

Persediaan ini adalah berupa barang-barang kecil seperti kertas, tinta printer, clipper, stapler, alat tulis, dan lain sebagainya. Biasanya memang nilainya sangat rendah, sehingga bisa dibebankan kepada saat pembelian produknya. Untuk jenis perusahaan yang berskala lebih besar metode seperti ini sebenarnya sangat tidak dianjurkan karena tidak mencerminkan posisi nilai akuntansi yang sesungguhnya.

Dan sebaiknya perusahaan tetap menggunakan metode akrual, yaitu menghitung nilai dari pemakaian perlengkapan kantor, dengan cara menjumlahkan setiap nilai saldo awal yang ditambahkan dengan nilai pembelian lalu harus dikurangi dengan sisa stok secara fisik (setelah dilakukan proses stok opname). Maka pemakaian inilah yang kemudian akan dijadikan sebagai beban pemakaian perlengkapan pada saat periode yang bersangkutan.

Karaketristik Dari Setiap yang Disebut Dengan Perlengkapan

Jenis perlengkapan sebenarnya juga bermacam-macam dan apabila disebutkan mungkin saja akan menjadi sangat panjang, bahkan terdapat juga yang terlalu sulit untuk dinamakan. Namun begitu kita dapat mengenali apa saja karakternya, maka itulah yang disebut dengan perlengkapan, dan berikut ini adalah beberapa karakter umum dari yang disebut dengan perlengkapan:

1. Fungsi Penggunaannya.

Perlengkapan tidak mampu menghasilkan barang/jasa secara langsung, melainkan membutuhkan bantuan mesin/equipment lain, karena memang fungsinya hanya sebagai  alat penunjang operasional saja.

2. Nilai Perlengkapan.

Perlengkapan biasanya untuk masalah nilai tidak besar (dalam nilai uang).

3. Umur Ekonomis

Perlengkapan biasanya berumur ekonomis lebih dari satu tahun buku. Dan karena hal seperti inilah yang terkadang menjadikan kita semakin ragu untuk menerapkan perlakuan khusus untuk akuntansinya. Melihat dari nilai unitnya yang jika diuangkan relatif tidak besar, dan rasanya perlengkapan akan menjadi lebih mudah apabila dikelompokkan ke dalam kategori biaya, karena itulah mengapa banyak diantara pihak (perusahaan) yang memasukkan pembelian perlengkapannya ke dalam biaya. Namun untuk metode seperti ini malah menjadikan penilaian terhadap akuntansinya menjadi tidak tepat (kurang akurat), karena metode seperti ini malah mengabaikan umur ekonomisnya.

Namun jika dikelompokkan ke dalam aktiva tetap (fixed asset), maka bagaimana cara untuk membebankannya, karena nilainya yang relatif sangat kecil? Apabila dibebankan secara bertahap dengan menyusutkannya, maka jelas merupakan pekerjaan yang terlalu rumit. Bisa Anda bayangkan jika ratusan, bahkan ribuan items (bagi perusahaan-perusahaan besar) harus dihitung satu persatu proses penyusutannya. Tentunya sangat merepotkan bukan?

Lalu bagaimana cara paling tepat untuk perlakukannya?

Sebenarnya terdapat dua alternatif pendekatan tercepat yang bisa Anda lakukan, yaitu:

1. The Economical Life Time (Melihat Umur Ekonomisnya).

Pertimbangkanlah berapa perkiraan umur ekonomisnya, jika umurnya jelas-jelas masih kurang dari satu tahun buku, maka tidak ada keraguan lagi bagi Anda untuk mengelompokkan dan memperlakukannya sebagai biaya (dibebankan diperiode yang sama). Namun jika memiliki umur ekonomis yang lebih dari satu tahun buku, maka perlengkapan ini sangat berpotensi besar untuk di kelompokkan ke dalam asset (Tools & Equipment), yang nanti akan tetapi masih perlu untuk mempertimbangkan yang kedua kalinya.

2. The Bulk Value (Melihat Nilai Gabungannya).

Pendekatan yang kedua, jika perlengkapan tersebut dapat digabungkan dengan perlengkapan lain (yang umurnya bisa mencapai lebih dari satu tahun buku juga) maka nilai gabungannya menjadi material (mahal), maka tidak perlu diragukan lagi bahwa perlengkapan tersebut dapat kita kelompokkan ke dalam kelompok Asset (Peralatan & Perlengkapannya/Tools & Equipment dan lain-lain). Untuk jenis perusahaan yang baru saja beroperasi, mungkin memang belum terdapat banyak sekali peralatan, maka yang nanti akan dijadikan sebagai pertimbangan adalah dari potensi penggunaan peralatan di masa yang akan datang, karena sangat mungkin untuk saat ini peralatannya masih lebih sedikit, sehingga apabila digabungkanpun, maka nilainya tidak akan menjadi material, namun bisa jadi di masa mendatang perlengkapan-perlengkapan kecil tersebut akan menjadi sangat signifikan dari nilai gabungannya.

Bagaimana caranya untuk membebankan perlengkapan gabungan?

Seperti yang sebelumnya sudah disampaikan di atas bahwa membebankan perlengkapan secara gabungan dengan cara menyusutkannya dengan satu persatu menggunakan metode penyusutan garis lurus atau saldo menurun, sebenarnya kurang efektif.

Pembebanan peralatan gabungan harus dilakukan menjelang penutupan buku, dengan cara melakukan penghitungan fisik (physical count) atas peralatan gabungan tersebut. Total pembelian peralatan merupakan saldo awal, sedangkan hasil penghitungan fisik merupakan saldo akhir dari peralatan tersebut. Dengan demikian, maka peralatan yang terpakai dapat ditentukan nilainya, seperti contoh berikut:
 
Tanggal 1 April 2017

Stapler                                 = 10 pcs @ Rp 20.000,- Total = Rp 200.000,-
Pembelian Selama Bulan April  = 5   pcs @ Rp 20.000,- Total = Rp 100.000,-
Jumlah Total  = Rp 300.000
 
Sisa Fisik 30 April 2017   = 7   pcs @ Rp 20.000,- Total = Rp 140.000,-
 
Total Pemakaian stapler = 8   pcs @ Rp 20.000,-  Total = Rp 160.000,-
 
Berdasarkan perincian di atas, maka jurnal pembebanan atas penggunaan perlengkapan adalah sebagai berikut:

Debit Penyusutan Peralatan & Perlengakapan                                 Rp 160.000,-
Kredit        Akum. Penyusutan Peralatan & Perlengakapan                   Rp 160.000,-

Semoga bisa bermanfaat dan terimakasih.

Groedu Academy E-Learning

City Of Tomorrow Mall, Jl. A Yani No. 288 (Bunderan Waru) Lantai UG, Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya.

Handphone : 0818521172 (XL), 081252982900 (Simpati)
Office (only call no sms)  : 0811-3444-910
Email : groedu@gmail.com/groedu_inti@hotmail.com