Perusahaan dagang salah satu dari jenis perusahaan yang memiliki kegiatan seperti membeli barang dan menjualnya kembali tanpa mengubah atau memodifikasi bentuk dari barang tersebut terlebih dulu untuk dijual kembali. Itulah mengapa perlu dilakukan adanya tindakan audit perusahaan dagang terhadap persediaan barang untuk mengurangi resiko terjadinya selisih, kehilangan, mengantisipasi kemungkinan terjadinya kecurangan, dan memastikan bahwa setiap prosedur telah dilaksanakan dengan baik dan benar sehingga pihak perusahaan dagang bisa membuat perbaikan-perbaikan dimasa mendatang.
Melalui audit jugalah Anda bisa mengetahui tentang persediaan barang mana yang bergerak lambat (slow moving), usang dan sudah tidak menjadi tren lagi (obsolute), serta sudah rusak (defective). Barang-barang tersebut akan dikurangi nilainya melalui perkiraan pengurangan nilai karena persediaan rusak atau barang sudah usang (allowance for obsolescence). Agar proses audit perusahaan dagang yang akan dilakukan dapat berjalan semakin maksimal, Anda juga dapat mencoba beberapa tips di bawah ini.
Tips Dalam Melakukan Audit untuk Perusahaan Dagang
1. Proses Stock Opname.
Proses Stock opname merupakan istilah dari penghitungan fisik terhadap persediaan. Hasil yang akan didapatkan dari proses penghitungan akan selalu dicocokkan dengan pembukuan. Umumnya, stock opname dilakukan di gudang perusahaan, karena dari situlah persediaan barang akan disimpan. Namun, dari implementasi stock opname juga akan tergantung dari barang yang tersimpan. Apabila barang-barang tersebut dapat dihitung secara fisik, maka Anda harus, bahkan sangat wajib untuk melakukan stock opname. Jika tidak, maka Anda hanya cukup mengirimkan konfirmasi. Biasanya, stock opname akan dilakukan setiap akhir bulan atau setidaknya saat menjelang akhir tahun. Ini adalah tips audit perusahaan dagang paling penting untuk dilakukan.
2. Observasi terhadap Stock Opname.
Selanjutnya, amatilah kembali hasil perhitungan yang Anda lakukan dari stock opname tersebut. Lakukan cek final inventory list dengan cara mencari tahu akurasi secara matematika (penjumlahan dan perkalian). Cocokkanlah quantity per book dengan kartu persediaan. Jangan lupa juga untuk mencocokkan quantity per count dengan count sheet Anda. Sebelum akan mengirimkan konfirmasi untuk persediaan consignment out, cocokkan kembali total value dengan buku besar persediaannya.
3. Meninjau Ulang Persediaan Milik Anda.
Bagaimana keadaan persediaan barang-barang Anda apabila dibandingkan dengan audit sebelumnya? Pada tahap inilah Anda harus bisa menilai dan melakukan ananlisis terhadap hal tersebut. Periksalah unit dari harga persediaan barang Anda. Cari tahu apakah masih ada barang-barang yang mengalami slow moving, obsolute, defective, atau bahkan hilang sama sekali tanpa jejak. Jangan lupa untuk memeriksa cut-off penjualan dan cut-off pembelian. Anda juga tidak boleh lupa untuk memeriksa apakah masih ada persediaan barang yang djadikan sebagai jaminan atas hutang terhadap pihak bank atau pihak-pihak lain. Hal ini bisa sangat berbahaya bagi kondisi keuangan perusahaan Anda.
4. Laporan Hasil Dari Proses Stock Opname.
Jika memang sudah melakukan proses stock opname dan melakukan tinjauan ulang persediaan, maka buatlah laporan hasil pemeriksaan tersebut. Apakah masih ada saja barang yang jumlahnya tidak sesuai dengan pembukuan atau tidak? Apakah masih ada barang yang sudah tidak layak untuk dijual (expired)? Barang-barang mana saja yang masih bisa dijual? Tulis seluruh hasil dari temuan Anda ke dalam suatu laporan khusus. Apabila dirasa masih terdapat hal-hal yang memerlukan perbaikan atau penyesuaian, maka segera sampaikan saja beberapa masukan atau usul Anda dalam laporan audit tersebut.
5. Menyesuaikan Persediaan.
Melalui hasil laporan tersebut, maka Anda sudah bisa melakukan perbaikan atau penyesuaian yang sesuai dengan semua usulan yang telah diajukan oleh pihak peng audit. Mungkin saja Anda harus menambah persediaan barang tertentu yang termasuk fast moving, melakukan konfirmasi kepada pihak ketiga tentang persediaan barang langganan, atau justru malah menarik barang-barang tertentu dari penjualan karena kualitasnya yang sudah tidak layak untuk dipakai lagi. Apapun itu, lakukanlah penyesuaian berdasarkan kebijakan yang telah diterapkan oleh perusahaan.
6. Cocokkan dengan Prinsip Akuntasi yang ada di Indonesia (SAK).
Selain dari kebijakan milik perusahaan, Anda juga harus memastikan bahwa prosedur audit barang tersebut telah berjalan sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan (SAK) di Indonesia, yaitu berupa aturan-aturan yang harus digunakan dalam pengukuran dan penyajian laporan keuangan untuk kepentingan pihak eksternal. Dengan begitu, para pemakai dan penyusun laporan keuangan akan dapat berkomunikasi melalui laporan keuangan karena mereka telah menggunakan dasar SAK sebagai acuan yang sama.
Groedu Academy E-Learning
City Of Tomorrow Mall, Jl. A Yani No. 288 (Bunderan Waru) Lantai UG, Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya.
Handphone : 0818521172 (XL), 081252982900 (Simpati)
Office (only call no sms) : 081-59417699
Email : groedu@gmail.com/groedu_inti@hotmail.com